Kosten
Verursacht der Arbeitnehmer privat Kosten bei der Nutzung des Diensthandys, etwa mit Auslandsgesprächen oder durch Anrufe bei gebührenpflichtigen Hotlines, muss er diese auf jeden Fall übernehmen und gegebenenfalls auch Schadensersatz an seinen Arbeitgeber leisten. Eine elegante Lösung, um nicht ständig zwei Smartphones – das dienstliche und das private – dabei haben zu müssen, sind Geräte mit zwei SIM-Karten. Der geldwerte Vorteil, den der Arbeitnehmer durch die private Nutzung des Diensthandys hat, muss anders als beim Dienstwagen übrigens nicht bei der Steuer angegeben werden.
Rückforderung
Das Diensthandy ist kein Geschenk an den Arbeitnehmer, sondern ein Arbeitsgerät, das im Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Folglich kann er es jederzeit, etwa im Fall eines Verstoßes gegen die vereinbarte Nutzung, von seinem Mitarbeiter zurückfordern. War die Privatnutzung gestattet, muss der Arbeitnehmer zuvor Gelegenheit erhalten, seine privaten Daten zu sichern. Bei einer ordentlichen Kündigung darf der Mitarbeiter das Diensthandy bis zum Ende der Kündigungsfrist behalten.
Erreichbarkeit
Der wichtigste Grund, warum ein Arbeitnehmer ein Smartphone zur Verfügung gestellt bekommt, ist, dass er damit für seine Vorgesetzten und die Kunden besser erreichbar ist. Das Nutzen eines Diensthandys ist – sofern vom Arbeitgeber gewünscht – eine vertragliche Pflicht, an die sich der Mitarbeiter halten muss. Er darf ein Diensthandy daher nicht ablehnen, er muss es während der Arbeitszeit bei sich tragen, eingeschaltet haben und auch Gespräche annehmen beziehungsweise E-Mail-Korrespondenz führen. In der Pause, nach Feierabend oder im Urlaub besteht diese Pflicht nicht, dann kann das Mobiltelefon auch ausgeschaltet werden. Anders verhält es sich, wenn ein Bereitschaftsdienst vereinbart ist. Auch hier sollten konkrete Zeiten festgehalten sein, der Arbeitgeber darf keine 24-Stunden-Erreichbarkeit verlangen.
Apps
Auch wenn das Diensthandy privat genutzt werden darf, die Installation von Apps muss stets vom Arbeitgeber genehmigt sein. Bei einem Verstoß droht auch hier eine Abmahnung. Wurden bei der Installation einer App Viren übertragen, muss der Mitarbeiter unter Umständen Schadensersatz leisten. Sehr praktisch, aber ein gravierendes Problem hinsichtlich des Datenschutzes sind Messenger-Dienste wie WhatsApp, die auf das interne Telefonbuch des Nutzers zugreifen. Da die rechtliche Absicherung durch schriftliche Einwilligung aller bestehenden Kontakte in der Praxis nicht umsetzbar ist und zugleich hohe Bußgelder drohen, haben viele Unternehmen ihren Mitarbeitern die Nutzung solcher Dienste mittlerweile untersagt.
Schäden und Verlust
Wird das Diensthandy beschädigt, verloren oder gestohlen, ist immer zu unterscheiden, ob der Arbeitnehmer sorgsam oder fahrlässig gehandelt hat. Hat er das Gerät etwa unbeaufsichtigt liegen lassen, dann kann er für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden. Neben den Kosten des Geräts ist noch derjenige Schaden zu beachten, der durch die Preisgabe von wichtigen und vertraulichen Informationen an unbefugte Dritte entsteht. Fahrlässig ist es daher auch, wenn der Arbeitnehmer die Sicherheitsabfrage beim Sperrbildschirm – also den Code oder den Finger-Scan zum Entsperren – deaktiviert. Dasselbe gilt, wenn er private und berufliche Korrespondenz über denselben E-Mail-Account führt und so riskiert, dass eine Dienstnachricht versehentlich einen privaten Adressaten erreicht.
Auch das private Smartphone darf nicht ohne Bedenken bei der Arbeit genutzt werden. Private Telefonate etwa sind unerlaubte Pausen und somit Arbeitszeitbetrug. Der Arbeitgeber kann es sogar gänzlich verbieten, dass Privathandys während der Arbeitszeit genutzt werden oder auch nur eingeschaltet sind. Für private Notfälle muss der Arbeitnehmer dann aber über eine dienstliche Nummer erreichbar sein. Achtung: Das Aufladen des Privathandys am Arbeitsplatz ohne Genehmigung des Arbeitgebers ist ein Straftatbestand, es handelt sich dabei um Entziehen elektrischer Energie, Stromklau also.